Hoist Finance AB (publ) Belgium (“HOFI”) is de Verwerkingsverantwoordelijke van de gegevens die wij over u hebben met betrekking tot de verwerkingsactiviteiten vermeld in de onderstaande tabel. Uw rekening is eigendom van HOFI, maar alle zaken met betrekking tot het innen van schulden, schuldadministratie en het uitoefenen van de rechten van de kredietverstrekker met betrekking tot uw rekening wordt beheerd door een van onze partners, die een aparte Controller is voor het verwerken van uw gegevens met betrekking tot het innen van schulden. Alle communicatie met u wordt beheerd door de desbetreffende partner, met inbegrip van maar niet beperkt tot klachtenbehandeling, levering van kennisgevingen, acceptatie en beheer van schriftelijke correspondentie met betrekking tot uw schuld. Voor meer informatie over hoe onze partners uw persoonlijke gegevens verwerken, verwijzen wij u naar hun websites.
Procesactiviteiten in ons incassoproces
Welke informatie bewaren we, waarom verwerken we die en hoe lang bewaren we die?
HOFI gebruikt uw gegevens alleen voor de doeleinden van de schuldadministratie en processen die verband houden met het verlenen van krediet. We zullen de gegevens gebruiken in overeenstemming met de General Data Protection Regulation (GDPR), de wet van 30 juli 2018 en goede incassopraktijken om documentatie te verzamelen en bij te werken die nodig is om te voldoen aan toepasselijke wetten, zoals de antiwitwaswet, Belgische belastingwetten, boekhoudwetten, enz.
Om de bovenstaande doeleinden na te streven en wettig, transparant en eerlijk te handelen, verwerken we de volgende soorten informatie, altijd onder strenge controles, zoals codering, interne toegangsrechten en audits om uw informatie veilig te houden
| Type informatie | Reden voor verwerking |
Juridische basis |
Hoe lang houden we deze informatie |
|
Contactgegevens en accountgegevens, zoals uw naam, huisadres, geboortedatum, nationaal identificatienummer, telefoonnummer en gegevens over eerdere communicatie met ons, e-mails en brieven. |
Wij verwerken deze gegevens om contact met u op te kunnen nemen, verslagen van eerdere gesprekken of correspondentie bij te houden en in het algemeen een volledig en actueel beeld te hebben van uw omstandigheden en uw contacten met ons. Dit is nodig om uw zaak eerlijk en in uw belang te behandelen. |
De rechtsgrondslag voor het verwerken van deze informatie is de oorspronkelijke kredietovereenkomst waarbij u partij bent, legitiem belang of wettelijke verplichting waaraan we moeten voldoen. Zodra uw account is afgesloten, bewaren we uw gegevens om te voldoen aan relevante regelgeving, zoals anti-witwasregelgeving, belastingwetten, boekhoudwetten, enz. |
5 jaar (AML) en 7 jaar (Belasting) vanaf de datum van afsluiting van de klacht of rechtszaak anoniem gemaakt..
|
|
Betalingsgegevens, zoals uw bankrekeningnummer, transactiegeschiedenis, financiële gegevens, enz. |
Om boekhoudkundige, AML- en belastingrapportages te kunnen verstrekken aan relevante autoriteiten en om te voldoen aan onze wettelijke vereisten. We verwerken deze gegevens ook om analytische en prestatierapporten te kunnen maken die worden gebruikt om de manier waarop we met onze klanten omgaan te verbeteren en om onze medewerkers op te leiden. |
Waar halen we de informatie vandaan?
In eerste instantie ontvangen we de informatie van de vorige eigenaar van de claim als onderdeel van de verkoop en overdracht aan ons.
We kunnen ook informatie van derden verkrijgen om de nauwkeurigheid van de informatie die we bewaren te vergroten en/of om een beter inzicht te krijgen in uw omstandigheden. Deze derden zijn kredietinformatiebureaus, overheidsinstanties en andere organisaties die diensten verlenen om de kwaliteit van de gegevens die wij over u bewaren te verbeteren.
Bekendmaking van uw informatie.
Wij maken uw informatie niet openbaar, behalve in de volgende beperkte omstandigheden:
- Wij kunnen uw persoonlijke informatie delen binnen de Hoist Finance groep van bedrijven, waartoe wij behoren. Onze IT-infrastructuur wordt bijvoorbeeld op groepsniveau beheerd. Dit helpt om onze systemen operationeel en veilig te houden zodat wij u de best mogelijke diensten kunnen leveren.
We kunnen je persoonlijke gegevens ook delen met zorgvuldig gescreende organisaties, die moeten voldoen aan onze strenge contractuele beveiligings- en privacyvereisten en onze richtlijnen moeten volgen, voor de volgende doeleinden:
- Om ons te helpen bij het beheren van uw account en/of het handhaven van de nauwkeurigheid van de informatie die we over u hebben. Een voorbeeld hiervan is de rapportage van een kredietinformatiebureau.
- Om ons te voorzien van gespecialiseerde diensten om ons bedrijf te runnen. Een voorbeeld hiervan is de drukkerij die onze fysieke brieven naar u verstuurt, of wanneer we een derde inschakelen om namens ons een schuld te innen of te beheren.
Tot slot kunnen we uw persoonlijke gegevens ook bekendmaken aan derden:
- In het geval we een bedrijf of activa verkopen of kopen, in welk geval we uw persoonsgegevens kunnen bekendmaken aan de potentiële verkoper of koper van dergelijke bedrijven of activa.
- Als we verplicht zijn om uw persoonlijke gegevens bekend te maken of te delen om te voldoen aan een wettelijke verplichting of om onze gebruiksvoorwaarden af te dwingen of toe te passen of om onze rechten, eigendommen of veiligheid te beschermen. Dit omvat het uitwisselen van informatie met andere bedrijven en organisaties met het oog op bescherming tegen fraude en vermindering van kredietrisico's, of met autoriteiten met het oog op belastingaangifte of het bestrijden van witwaspraktijken.
Uw gegevens worden over het algemeen bewaard binnen de EU/EER of in landen die door de Europese Commissie worden beschouwd als landen met een adequaat beschermingsniveau; alleen voor beperkte doeleinden en tijdelijk kunnen gegevens worden overgedragen naar andere landen. Dit is met name het geval wanneer we 24/7 technische ondersteuning nodig hebben om onze IT-infrastructuur te onderhouden en wanneer de ondersteuningsteams van onze serviceproviders zich buiten de EU/EER bevinden.
In alle gevallen hebben we echter technische, organisatorische en contractuele beveiligingen om de informatie veilig te houden en een adequaat beschermingsniveau te garanderen. Contractuele overdrachten buiten de EU/EER naar landen zonder een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie zijn gebaseerd op standaard gegevensbeschermingsclausules die zijn aangenomen door de Europese Commissie.
Verwerkingsactiviteiten in het sollicitatieproces
Wanneer u solliciteert naar een baan bij Hoist Finance AB of een ander bedrijf binnen de Hoist Group, hetzij rechtstreeks via onze website, hetzij via externe wervingsbureaus, moeten wij uw persoonsgegevens verwerken. Het doel van de verwerking van uw persoonsgegevens is het administreren van ontvangen sollicitaties en het selecteren van geschikte kandidaten voor vacatures bij Hoist Finance of enig ander bedrijf binnen de Hoist Group.
Om de bovengenoemde doeleinden naar behoren te vervullen, worden de volgende categorieën persoonsgegevens verwerkt:
Type informatie |
Reden voor verwerking |
Juridische basis |
Hoe lang houden we deze informatie |
|
Contactgegevens, zoals naam, titel, thuisadres, telefoonnummer, persoonlijk e-mailadres, contactgegevens van scheidsrechters CV-gegevens, zoals arbeidsverleden, geboortedatum, geslacht, kwalificaties, nationaliteit, beroep, professionele lidmaatschappen, onderwijsprestaties, diploma's, transcripties, talen, computervaardigheden, identificatienummer, begeleidende brief. |
Het administreren van ontvangen sollicitaties en het selecteren van geschikte kandidaten voor openstaande functies bij Hoist Finance |
Uitvoering van een contract |
5 jaar na einde werving (succesvolle kandidaten), 2 jaar na einde werving (succesvolle kandidaten) |
|
Referentiedata, d.w.z. alle gegevens die door uw referentie aan ons zijn verstrekt |
Om ervoor te zorgen dat de sollicitant geschikt is voor de gesolliciteerde functie
|
Uitvoering van een contract |
5 jaar na einde werving (succesvolle kandidaten), 2 jaar na einde werving (succesvolle kandidaten) |
|
Achtergrond gegevens, zoals BSN/rijksidentificatienummer, cv-verificatie, belastinginformatie en zoekopdrachten op internet, kredietinformatie, informatie van de handhavingsautoriteit, informatie over zakelijke verplichtingen en eigendommen, evenals informatie over civiele procedures en belastingtoeslagen |
Om ervoor te zorgen dat de sollicitant geschikt is voor de gesolliciteerde functie |
Uitvoering van een contract |
Einde werving |
Hoe we bijzonder gevoelige persoonsgegevens gebruiken
We zullen uw gevoelige persoonsgegevens alleen gebruiken voor zover dit wettelijk is toegestaan:
- We zullen gegevens over uw arbeidsongeschiktheidsstatus gebruiken om te overwegen of we tijdens het wervingsproces voor passende aanpassingen moeten zorgen, bijvoorbeeld of er aanpassingen moeten worden gedaan tijdens een test of interview.
- We zullen gegevens over uw nationaliteit of etniciteit gebruiken om te beoordelen of een werkvergunning en een visum nodig zijn voor de functie.
Waar halen we de informatie vandaan?
We verzamelen persoonsgegevens over kandidaten uit de volgende bronnen:
- Jij, de kandidaat.
- Uw bij naam genoemde referenten, van wie we de volgende categorieën gegevens verzamelen: volledige naam, perioden van eerdere dienstverbanden, prestaties tijdens eerdere dienstverbanden.
- Van openbaar toegankelijke bronnen, zoals LinkedIn enz., waar we uw volledige naam, e-mailadres, werkgeschiedenis en andere gegevens op uw profiel verzamelen.
- Van derden (zoals wervingsbureaus) die u aan ons hebben voorgesteld of u heeft mogelijk direct op hun website gesolliciteerd op een vacature bij ons bedrijf. Die derde partijen zijn verwerkingsverantwoordelijken voor de gegevens die zij verzamelen en verwerken voor hun eigen doel. Meer informatie over hoe zij uw persoonsgegevens verwerken, vindt u in hun respectieve privacyverklaringen op hun websites.
- Van derden (zoals pre-employment screeningsbedrijven) die kandidaten in de laatste fase van het wervingsproces controleren.
Openbaarmaking van uw gegevens
We zullen uw persoonlijke gegevens alleen delen binnen de Hoist-groep van bedrijven, inclusief dochterondernemingen en filialen.
Al onze externe dienstverleners en andere entiteiten in de groep zijn verplicht passende beveiligingsmaatregelen te nemen om uw persoonlijke gegevens te beschermen in overeenstemming met de wetgeving inzake gegevensbescherming en de gegevensverwerking is beperkt tot het EU/EER-gebied. Als doorgiften buiten de EU/EER of naar landen zonder een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie in de toekomst plaatsvinden, zullen deze contractueel gebaseerd zijn op standaardbepalingen inzake gegevensbescherming die zijn aangenomen door de Europese Commissie.
Databescherming
We hebben passende technische en veiligheidsmaatregelen getroffen om te voorkomen dat uw persoonlijke gegevens per ongeluk verloren gaan, worden gebruikt of op ongeoorloofde wijze toegankelijk zijn, worden gewijzigd of openbaar worden gemaakt. Daarnaast geven we alleen toegang tot uw persoonlijke gegevens aan werknemers, contractanten en andere derden die een zakelijke relatie met ons hebben op een 'need-to-know' basis. Zij verwerken uw persoonlijke gegevens alleen op onze specifieke instructies en zijn onderworpen aan een geheimhoudingsplicht.
We hebben procedures ingesteld om vermoedelijke schendingen van persoonsgegevens aan te pakken en zullen u en elke toepasselijke autoriteit op de hoogte stellen van een vermoedelijke schending als we daartoe wettelijk verplicht zijn.
Uw wettelijke rechten op gegevensbescherming
- Recht op toegang:
U hebt het recht om een kopie op te vragen van de informatie die wij over u bewaren. Als u een kopie wilt van sommige of al uw persoonlijke gegevens, neem dan contact met ons op. Wij zullen binnen een maand op uw verzoek reageren. - Recht op rectificatie:
We willen ervoor zorgen dat uw persoonlijke informatie accuraat en up-to-date is. U kunt ons vragen om informatie te corrigeren of te verwijderen waarvan u denkt dat deze onjuist is. Wij kunnen u vragen om redelijk bewijs te leveren om uw verzoek te verifiëren.
- Recht om de verwerking te beperken:
Als u van mening bent dat de persoonsgegevens die wij bewaren onjuist of onwettig zijn, of dat wij geen legitiem belang hebben om deze te verwerken, kunt u ons verzoeken om de verwerking te beperken totdat dit is rechtgezet.
- Recht om bezwaar te maken tegen verwerking:
Wanneer jouw bijzondere situatie het vereist dat we jouw gegevens niet langer verwerken voor de uitvoering van een taak die wordt uitgevoerd in het algemeen belang of op basis van ons legitieme belang, heb je het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking. - Recht op gegevensoverdraagbaarheid:
Met dit recht kunt u de informatie die u aan ons hebt verstrekt in een gestructureerd, algemeen gebruikt formaat verkrijgen en hergebruiken voor uw eigen doeleinden en deze rechtstreeks laten overdragen aan verschillende diensten. Dit geldt alleen voor informatie die we gebruiken op basis van uw toestemming of op contractuele basis. - Rechten met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering:
Je hebt recht op waarborgen tegen het risico dat mogelijk schadelijke beslissingen worden genomen zonder menselijke tussenkomst. Dit recht is van toepassing wanneer een beslissing uitsluitend is gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en een rechtsgevolg of een soortgelijk belangrijk gevolg heeft. Als dit het geval is, moeten we ervoor zorgen dat u menselijke tussenkomst kunt verkrijgen, uw standpunt naar voren kunt brengen en de mogelijkheid hebt om dit aan te vechten. We zullen ook de logica achter de beslissing uitleggen.
Profilering wordt gedefinieerd als elke vorm van geautomatiseerde verwerking die bedoeld is om bepaalde persoonlijke aspecten van een persoon te evalueren om aspecten van zijn persoonlijke omstandigheden, gedrag of vaardigheden te analyseren of te voorspellen. De verwerking moet eerlijk en transparant zijn, gebruik maken van passende wiskundige of statistische procedures, passende controles gebruiken om onnauwkeurigheden te minimaliseren en persoonlijke gegevens beveiligen.
Wij maken geen gebruik van dergelijke geautomatiseerde individuele besluitvorming.
- Recht op wissen (“recht om vergeten te worden”):
U kunt ons vragen om de gegevens die wij over u bewaren te wissen wanneer deze niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld; wanneer u de toestemming die u hebt gegeven voor de verwerking ervan intrekt; wanneer u bezwaar maakt tegen onze verwerking ervan (zie hierboven); of wanneer onze verwerking onwettig is. Houd er echter rekening mee dat we ook onderworpen zijn aan bepaalde wettelijke verplichtingen die ons ervan weerhouden om al uw gegevens onmiddellijk te verwijderen. We zijn bijvoorbeeld wettelijk verplicht om bepaalde gegevens voor antiwitwasdoeleinden ten minste vijf jaar te bewaren. Gegevens die we niet mogen wissen, worden echter geblokkeerd en, wanneer we ze niet langer hoeven te bewaren, gewist. - Recht op het indienen van een klacht:
U hebt het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming. gegevensbeschermingsautoriteit
Wijzigingen in dit privacy beleid
We herzien deze Privacykennisgeving regelmatig. We brengen je 2 weken van tevoren op de hoogte van belangrijke updates die gevolgen hebben voor jou. Kleine wijzigingen in het beleid, zoals het duidelijker maken ervan, zullen worden doorgevoerd zonder u direct op de hoogte te stellen.
Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt: 13 november 2024.
Contact
Neem contact met ons op als u vragen hebt over ons privacybeleid of de informatie die wij over u hebben of de basis waarop wij dergelijke informatie verwerken:
Hoist Finance AB (publ) België
Kardinaal Mercierplein 2
2800 Mechelen, België
privacyBE@hoistfinance.com
